Voorziening Centraal Aanmelden

 

Heb je vragen of problemen vul ons contactformulier in en we reageren zo snel mogelijk

Zie voor veel gestelde vragen over VCA de FAQ pagina

Veilig en eenduidig aanmelden in het MBO

 

Wat?

Via een gezamenlijk digitaal portaal kan een aspirant-student zich bij een instelling voor een opleiding

Via een gezamenlijk digitaal portaal kan een aspirant-student zich bij een instelling voor een opleiding aanmelden. Het eerste wat het portaal regelt is de identificatie van de aspirant-student met DigiD en in de toekomst met andere toegestane identificatiemiddelen. De aspirant-student haalt na identificatie alle standaardgegevens (officiële persoonsgegevens en de vooropleidingsgegevens) op bij DUO en vult deze aan met eigen contactinformatie. Vervolgens kan een aspirant-student zich bij een instelling en een opleiding aanmelden. Dat kunnen in de praktijk ook meerdere aanmeldingen zijn. Nadat de aspirant-student een bevestiging ontvangt, wordt het vervolg van het traject overgelaten aan de instelling. De instelling verzorgt de verdere communicatie en plaatsing.

Waarom?

Er zijn vijf argumenten om centraal aanmelden in het mbo sector te willen:

  • Aanmelden is een juridische status geworden – in combinatie met toelatingsrecht is een aanmelding een status waaraan rechten kunnen worden ontleend. Dat stelt eisen aan een heldere en zuivere manier van aanmelden.
  • Aanmelden bij het mbo is uniform – scholieren uit het voortgezet onderwijs dienen zich voor 1 april aan te melden bij het mbo. Een uniforme manier van aanmelden maakt goede voorlichting mogelijk. De vraag ‘hoe moet ik mij aanmelden bij een mbo instelling’ kan dan eenvoudig worden beantwoord.
  • Identificatie moet geregeld zijn – Van een aanmelding is alleen sprake wanneer de identificatie goed is geregeld. Dat kan elke instelling apart doen, maar de eisen die worden gesteld aan de inrichting van bijvoorbeeld DigiD zijn hoog en tijdrovend. Het is beter om dat gemeenschappelijk te doen, dat scheelt veel tijd en kosten.
  • Inzicht in meervoudige aanmeldingen – Elke inschrijving gaat gepaard met gemiddeld twee aanmeldingen. Dat levert uitdagingen op in het kader van de bedrijfsvoering. Meer inzicht is nodig om er iets aan te kunnen doen.
  • Noodzakelijk bij maximum aantallen aanmeldingen – Wanneer de sector het aantal aanmeldingen wil beperken, is een voorziening van centraal aanmelden een noodzaak.

Hoe?

Uitgangspunten en afbakening voorziening Centraal Aanmelden

Algemene uitgangspunten:

  • De voorziening CA is een generieke voorziening, voorziening wordt dus niet instelling specifiek. Generiek gebruik, in het kader van gewenste uniformiteit, is van belang;
  •  De voorziening CA start met een set basisfunctionaliteiten (need to have) waarmee een robuuste voorziening kan worden ontwikkeld. Doorontwikkeling en ontwikkeling van aanvullende functionaliteiten (nice to have) worden in overleg met de sector in een volgende fase ter hand genomen;
  •  De voorziening CA heeft een neutrale uitstraling namens de sector MBO;
  •  De voorziening CA levert gegevens niet direct naar VVA. De status van aanmelding(en) worden beheerd in het SIS van de instelling.
  • SIS stuurt statusberichten naar het filter van het mbo-koppelpunt. Het filter stuurt de statussen van de relevante doelgroep door naar het Gemeente- en/of VO-koppelpunt.
  • Uitgangspunten t.a.v. identificatie van aspirant-student:
  •  Toegang van aspirant-student tot de persoonlijke studentomgeving wordt verkregen via een eID, waarmee voldaan wordt aan de eIDAS-verordening;
  • Het eID moet het mogelijk maken om via BRON persoonsgegevens uit BRP en vooropleidingsgegevens (inclusief toeleidende scholen) uit de registers van BRON op te unnen halen. Op dit moment is DigID de enige eID die hierin kan faciliteren;
  • Persoons- en vooropleidinggegevens worden niet opgeslagen in de voorziening CA. Iedere
  • keer dat de student met zijn eID inlogt worden de actuele gegevens bij BRON opgehaald en aan de aspirant-student getoond;
  • Om dubbele gegevenslevering (vanuit CA en BRON) aan SIS te voorkomen is ervoor gekozen dat de voorziening CA alleen BSN, Geboortedatum, Geslacht en Roepnaam met de aanmelding van de aspirant-student naar SIS stuurt. SIS haalt vervolgens de overige persoons- en vooropleidinggegevens bij BRON op;
  • Waar wordt gesproken over BRON, betreft het zowel BRON mbo als BRON vavo;
  • Als het aspirant studenten niet lukt om toegang te krijgen middels een eID hebben aspirant studenten met de voorziening CA de mogelijkheid om hun interesse kenbaar te maken.

Uitgangspunten t.a.v. gegevens:

  • Als gevolg van de introductie van de voorziening CA wordt de aanmeldinformatie geharmoniseerd en eenduidig;
  • 100% van de aspirant-studentgegevens (van de geselecteerde doelgroepen) komt in, gaat door, de voorziening CA (i.v.m. inzicht in meervoudige aanmeldingen);
  • De voorziening CA heeft de mogelijkheid om aanmeldgegevens vanuit de voorziening CA aan SIS ‘aan te leveren’;
  • De door de aspirant-student verzamelde gegevensset ten behoeve van zijn aanmelding wordt door de voorziening CA éénmalig per aanmelding naar de instelling (SIS) gestuurd. Mutaties in de gegevensset – met uitzondering van het intrekken van de aanmelding – van de aspirant-student in de voorziening CA worden niet aangeleverd aan het SIS. Binnen de instelling/SIS moet de actualiteit van deze gegevensset, na de aanmelding, worden geborgd. Dit betekent dat er ook een “BRON-koppeling” moet zijn met het SIS voor actualisatie van persoons- en vooropleidinggegevens van de aspirant-student;
  • Bij het uitwisselen van gegevens tussen de voorziening CA en andere voorzieningen wordt altijd de standaard Edukoppeling gehanteerd. CA zal moeten kunnen aansluiten op de technische specs van de standaard Edukoppeling.

Uitgangspunten t.a.v. het opleidingsaanbod:

  • Het opleidingsaanbod van de instelling in de voorziening CA wordt 1 x per 24 uur geactualiseerd dankzij gegevensoverdracht uit het RIO-register. De relevante gegevens uit RIO worden opgeslagen in CA. Dit geldt alleen voor instellingen die een werkende koppeling tussen voorziening CA en SIS hebben gerealiseerd. Het aanbod van instellingen die niet beschikken over een dergelijke koppeling moet niet zichtbaar zijn bij het opleidingsaanbod.
  • Onderwijsinstellingen beheren hun opleidingsaanbod inclusief toegankelijkheid (beperkt of niet), periode-informatie m.b.t. aanmelden én de wijze waarop zij hun opleidingsaanbod aan aspirant-studenten willen tonen in hun eigen schoolomgeving die is gekoppeld aan RIO.
  • Onderwijsinstellingen kunnen voor één, meerdere, of alle opleidingen aangeven dat de onderwijsinstelling de aspirant-student eerst toestemming wil geven voor de aspirantstudent zich kan aanmelden voor de betreffende opleiding. Het proces voor het verlenen van toestemming vindt, na identificatie in de voorziening CA, buiten de voorziening CA plaats. De onderwijsinstelling informeert de aspirant-student en voorziet hem van een code/voucher, waarmee de geïdentificeerde aspirant-student zijn aanmeldproces in de voorziening CA kan vervolgen en zich kan aanmelden bij de betreffende onderwijsinstelling en opleiding.

Uitgangspunten t.a.v. het aanmelden in de voorziening CA:

  • Met het afronden en versturen van de aanmelding in de voorziening CA verkrijgt de aspirantstudent toelatingsrecht2, mits deze voor 1 april (00.00 uur) wordt verstuurd. De aanmelding krijgt op dat moment het kenmerk “aangemeld” mee in de voorziening CA;
  • voorziening CA ontvangt een ontvangstbevestiging van SIS
  • voorziening CA stelt aan instellingen informatie (logfile) beschikbaar zodat instelling kan reageren op mogelijk niet verwerkte aanmeldingen die zijn ontvangen van voorziening CA  De primaire communicatie na aanmelding vindt plaats tussen instelling (niveau onderwijsaanbieder) en aspirant-student;
  • De aspirant-student die via de website (of specifieke opleiding op de website) van een onderwijsinstelling bij de voorziening CA komt, krijgt na het doen van zijn aanmelding de keuze om nog een aanmelding te doen of terug te keren naar de website van de betreffende onderwijsinstelling.

2 Indien dit voor de gekozen opleiding en aspirant-student van toepassing is volgens wet- en

regelgeving.

Uitgangspunten t.a.v. meervoudig aanmelden

  • De voorziening CA kent een aparte database voor de analyse van meervoudige aanmelden. In deze database zijn aspirant-studenten geanonimiseerd (onomkeerbaar, onherkenbaar). De analyse van meervoudig aanmelden vindt van daaruit plaats. Het is niet mogelijk om de betrokkene alsnog identificeerbaar te maken;
  • meervoudig aanmelden heeft alleen betrekking op het mbo en niet op vavo.

Centraal Aanmelden is niet:

  • het oriëntatieproces voorafgaand aan de start van het proces ‘aanmelden’;
  • het beheer van het opleidingsaanbod van de instelling;
  • ondersteuning/begeleiding en overdracht van de aspirant-student van vooropleiding naar
  • mbo opleiding;
  • ondersteuning van de beoordeling en afhandeling van aanmelding door de instelling. Dit vindt plaats buiten de voorziening CA;
  • ondersteuning van het intakeproces;
  • ondersteuning van het digitaal ondertekenen van de onderwijsovereenkomst (OOK);
  • totstandkoming van een studentdossier t.b.v. Leven Lang Ontwikkelen (LLO).

Doelgroep (aspirant-)studenten voor de voorziening CA

De doelgroep voor de voorziening CA zijn aspirant-studenten die zich willen aanmelden voor:

  • een diplomagerichte opleiding;
  • voor het eerste jaar van de opleiding (voornamelijk aspirant-studenten uit het VO) óf
  • voor hogere jaren van de opleiding (bijvoorbeeld studenten die switchen van mbo-instelling).
  • Indien er bij het switchen van opleiding binnen een instelling sprake is van opnieuw aanmelden dan kan de voorziening CA “regulier” worden ingezet. (NB: er komt opnieuw een geselecteerde set persoons- en contactgegevens binnen bij SIS).

Opleidingsaanbod in de voorziening CA

  • De voorziening CA ondersteunt het volgende opleidingsaanbod en het bijbehorende aanmeldproces:
  • MBO opleidingen
  • VAVO opleidingen (excl. kiezen vakkenpakket, dat is onderdeel van het intakeproces)
  • De voorziening CA ondersteunt het volgende opleidingsaanbod en het bijbehorende aanmeldproces in deze fase nog niet:
  • VO-opleidingen
  • Contractonderwijs
  • Educatie