Voorziening Vroegtijdig aanmelden

Heb je vragen of problemen vul ons contactformulier in en we reageren zo snel mogelijk

Zie voor veel gestelde vragen over VVA de FAQ pagina

Wat verstaan we onder vroegtijdig aanmelden 

In de wetgeving rondom vroegtijdig aanmelden en toelatingsrecht worden mbo-instellingen verplicht om aan het voortgezet onderwijs, en in bepaalde gevallen ook aan de woongemeente van de leerling, door te geven wanneer een leerling van de betreffende school zich in het mbo heeft aangemeld. Voor het registeren van aanmeldingen is de school verantwoordelijk. Elke aanmelding dient direct doorgegeven te worden en daarnaast moet het landelijk dekkend zijn. Wanneer een leerling uit Groningen zich aanmeldt bij een mbo-instelling in Rotterdam moet ook die aanmelding worden doorgegeven.
De voorziening vroegtijdig aanmelden (VVA) werkt als een soort postbus voor de instellingen in het mbo. Via die postbus worden de statussen van alle aanmeldingen die bij mbo-instellingen binnenkomen, doorgestuurd naar de juiste school in het voortgezet onderwijs en/of naar de woongemeente van de leerling. Daar hoeft een mbo-instelling niets anders voor te doen dan het verzorgen van een goede registratie. Dat kan natuurlijk ook via een voorziening voor centraal aanmelden, maar dat is geen eis. Er moeten, volgens de wetgeving, vijf statussen worden doorgegeven:
• Aangemeld
• Aan de betrokkene is een onderwijsovereenkomst aangeboden
• De aanmelding leidt niet tot een inschrijving
• De aanmelding is ingetrokken
• De betrokkene is ingeschreven

De wetgeving heeft als doel om te bewaken dat leerlingen uit het voorgezet onderwijs aankomen in het mbo. Daaraan gekoppeld zijn de verplichting om zich voor 1 april aan te melden en het recht op toelating.

Waarom?

De wetgeving verplicht instellingen om de volgende statussen door te geven, direct en landelijk dekkend. Dat zou een instelling natuurlijk zelf kunnen regelen. Er zijn echter een aantal argumenten om met een landelijke postbus te werken:

  • De juiste adressering van de statussen. Om statussen geautomatiseerd te versturen is het nodig om het ‘elektronische adres’ te kennen van de school voor voortgezet onderwijs. De
    voorziening regelt dit centraal voor alle instellingen.
  • Beperking administratieve last. De school stuurt, elektronisch, de statussen van de
    aanmeldingen door aan de postbus. Het hoeft geen extra handelingen te verrichten.
  • Inzicht in meervoudige aanmeldingen. Elke inschrijving gaat gepaard met gemiddeld twee aanmeldingen. Dat levert uitdagingen op in het kader van de bedrijfsvoering. Meer inzicht is nodig om er iets aan te kunnen doen. Daarom is afgesproken om in de Voorziening Centraal Aanmelden de modue Analyse meervoudige aan,=meldingen te bouwen. Het inwinnen van de statussen daarvoor verloopt ook via de VVA>

 

Enkele links

Bijlage bij PvE VVA v1.5.1  –  11 maart 2020
ITL codes – 14 juli 2021
 
 

FAQ VVA

VVA – Mbo koppelpunt

Hoe zit het met VAVO en het mbo koppelpunt

VAVO studenten kunnen en mogen niet aan het MBO koppelpunt worden doorgegeven. Dit is in de Wet educatie en beroepsonderwijs geregeld in hoofdstuk 8 titel 0.

  • Artikel 8.0.2 regelt in lid 1 dat VAVO studenten die naar verwachting het aankomend studiejaar hun opleiding zullen vervolgen aan een beroepsopleiding aan het VO koppelpuntpunt moeten worden aangeleverd als MBO ganger.
  • Artikel 8.0.3 regelt de aanlevering van studenten die zich aanmelden voor een beroepsopleiding (dus géén VAVO) aan het MBO koppelpunt en bepaald daarbij tevens welke aanmeldingen naar het VO koppelpunt moeten (lid 3)  en welke naar het gemeentekoppelpunt (lid 4).

Dit houdt in dat CAMBO voor een VAVO aanmelding geen aanmeldstatus terugkrijgt. De SIS leveranciers doen dit dus ook niet en daarom blijft in CAMBO de aanmeldstatus altijd op de status staan zoals deze is bepaald nadat het SIS de aanmelding heeft opgehaald.

Is er een DPIA gedaan voor VVA?

Jazeker, deze kun je hier vinden

Hoe bepaalt het Koppelpunt MBO of een Aanmeldstatusbericht naar het Koppelpunt VO gestuurd moet worden?

Het Koppelpunt MBO bepaalt dat door te filteren op de aangeleverde ILT-code van de vooropleiding en te checken of het Leertraject van de aanmelding ‘ODT’ is. Als de ILT-code in de bijgevoegde lijst staat en het Leertraject geen ‘ODT’ is, wordt het bericht doorgestuurd naar het Koppelpunt VO. Op dat moment is ook noodzakelijk dat de BRIN van de latende school juist gevuld is, want anders kan het bericht niet op de juiste (VA)VO-school worden afgeleverd.

Kan de koppeling ook met andere regionale informatie systemen plaatsvinden in plaats van met het VVA koppelpunt?

De uitwisseling van de wettelijk verplichte statussen van aanmeldingen moet plaatsvinden via de vva-koppelpunten. Voor overige, optionele, informatie zijn enkele andere pakketten in de markt.

Wat is de prijs van de voorzieningen?

Conform de ledenovereenkomst heft de Coöperatie de volgende tarieven (geldend voor het jaar 2021):

  • Een vaste bijdrage van € 850,00 (excl. btw) per instelling.
  • Een variabele bijdrage van € 1,20 (excl. btw) per gewogen deelnemer voor de Voorziening Centraal Aanmelden. De weging voor een BOL-deelnemer bedraagt 1, de weging voor een BBL-deelnemer 0,35. Hierbij wordt voor het jaar 2021 de Cfi-telling van 1 oktober 2019 (t-2) gebruikt.
  • Voor de Voorziening Vroegtijdig Aanmelden wordt in het jaar 2021 geen bijdrage gevraagd.

Alle tarieven zijn exclusief btw. De Coöperatie berekent btw op haar facturen.

Wat is de aanleiding voor de VVA?

De vva is het gevolg van de wet “aanmelddatum en toelatingsrecht mbo” (feitelijk gaat
het om aanpassingen van de onderwijswetten WEB, WVO en WEC). Met deze wet is een
landelijke aanmelddatum van 1 april in het mbo ingevoerd, en de plicht voor vo-scholen
en mbo-instellingen om een aantal gegevens over aanmeldingen met elkaar en met
gemeenten uit te wisselen. Het doel van de wet is de overgang naar het mbo verder te
verbeteren, onder andere door een zoveel mogelijk sluitende informatievoorziening in te
richten, zodat wordt bijgedragen aan het terugdringen van voortijdig schoolverlaten
(VSV).

Hoe kun je extra functionaliteiten aanvragen?

Zie het Dossier Afspraken en Procedures voor alle mogelijkheden om nieuwe functionaliteit aan te vragen

Bij wie kan ik terecht voor vragen over VVA?

Afhankelijk van de aard van de vraag Topicus, Coöperatie MboVoorzieningen of Systeem-leverancier. Bij vragen voor mbo-instelling stuur een mail naar info@mbovoorzieningen.nl of gebruik de chat mogelijkheid op deze site. Voor vragen van vo-instellingen stuur een mail naar support@kennisnet.nl. Ook op de VVA website van Kennisnet is meer informatie te vinden.

Hoe verhoudt de vva zich tot bestaande regionale informatiesystemen?

Er bestaan verschillende regionale informatiesystemen, waarin ook gegevens over de
aanmeldingen in het mbo worden uitgewisseld. Voor wat betreft de uitwisseling van de
gegevens over de aanmeldingen in het mbo zoals verplicht gesteld in de wet
“aanmelddatum en toelatingsrecht mbo” overlapt de vva met de bestaande regionale
informatiesystemen. De verschillen met de regionale informatiesystemen betreffen de
landelijke dekking van de vva, en de geautomatiseerde koppelingen tussen de vva en de
administratiesystemen van de vo-scholen, mbo-instellingen en gemeenten. De bestaande
regionale informatiesystemen hebben ook andere functies dan de uitwisseling van
gegevens over de aanmelding

Wij maken bij het aanmelden gebruik van meerdere systemen. Welk systeem moet de aanmeldstatussen leveren?

De instelling is verantwoordelijk om er voor te zorgen dat alle aanmeldstatussen geleverd worden. Dat mag vanuit meerdere systemen, maar dan moeten die systemen er wel geschikt voor zijn en juist ingericht worden. Van belang is dat dan het juiste aanmeldID gebruikt wordt, zodat helder is om welke aanmelding het gaat. Bij het gebruik van meerdere systemen op 1 instelling is het van belang om goed notitie te nemen van paragraaf 6.2 van het Programma van Eisen, want dat is speciaal voor deze situatie toegevoegd.

Welke gegevens slaat het Koppelpunt MBO op?

Het koppelpunt slaat de aanmeldberichten slechts tijdelijk op. Direct na het filteren en doorsturen worden de gegevens weer uit het Koppelpunt MBO verwijderd. Wel wordt er een logfile bijgehouden met berichtID’s en van wie het bericht ontvangen is en naar wie het bericht doorgestuurd is. Voor meer informatie hierover verwijzen we u naar het Programma van Eisen.

Is het verplicht om gebruik te maken van VVA?

Ja, dit is in de wet aangegeven.

Van welke aanmelding moet ik de statussen uitwisselen als een leerling zich voor meerdere opleidingen aanmeldt?

Van alle aanmeldingen dienen de aanmeldstatussen geleverd te worden.

In ons aanmeldsysteem gebruiken we andere aanmeldstatussen, wat nu?

Er kunnen geen andere aanmeldstatussen geleverd worden, dus zal er een vertaling moeten worden gedaan van de statussen vanuit het systeem naar de statussen in de wet. Overigens is hier in de aangesloten systemen eigenlijk al in voorzien. Voor meer informatie verwijzen we daarom naar de leverancier van uw systeem.

Welke aanmeldstatussen worden er uitgewisseld?

Status
Omschrijving
Aanmelding ontvangen (niet beschreven in de wet)
Deze status wordt gestuurd zodra de mbo-instelling de aanmelding van de student in goede orde heeft ontvangen, en de gegevens heeft geverifieerd en aangevuld met vooropleidingsgegevens (vanuit BRON).
a. Aan de betrokkene is een onderwijsovereenkomst aangeboden
Op basis van de aanmelding heeft de mbo-instelling de student een onderwijsovereenkomst aangeboden voor de opleiding waarvoor deze zich had aangemeld. Op het moment dat dit aan de student gecommuniceerd wordt, wordt ook een statusupdate verstuurd.
b. De aanmelding leidt niet tot een inschrijving
Op basis van de aanmelding is de mbo-instelling tot de conclusie gekomen dat de student niet toelaatbaar is voor de opleiding waarvoor deze zich had aangemeld. Op het moment dat dit aan de student gecommuniceerd wordt, wordt ook een statusupdate verstuurd.
c. De aanmelding is ingetrokken
De student heeft besloten de aanmelding voor de opleiding terug te trekken en heeft dit gemeld aan de opleiding. De onderwijsinstelling stuurt hiervoor een statusupdate.
d. De betrokkene is ingeschreven
De toelaatbare student is ingeschreven voor de betreffende opleiding. Op het moment dat dit aan de student gecommuniceerd wordt, wordt ook een statusupdate verstuurd.

Wanneer start de uitwisseling met VVA?

De uitwisseling is 1 september 2020 gestart.

Moet VAVO ook geleverd worden aan het Koppelpunt VO?

Ja, net als de VO-scholen moeten de Potentiële mbo-gangers aan het Koppelpunt VO geleverd worden. Meer informatie over het Koppelpunt VO vindt u op https://www.kennisnet.nl/voorziening-vroegtijdig-aanmelden-mbo/

Moeten de VAVO-aanmeldingen ook aan het Koppelpunt MBO geleverd worden?

Voor VVA is dat niet noodzakelijk, maar voor CAMBO wel.

Welke aanmeldingen moeten er aan het Koppelpunt MBO geleverd worden?

Met de mbo-sector is afgesproken om van alle aanmeldingen de statussen door te geven. Aanvankelijk was dit afgesproken, zodat niet alle aanleverende systemen filtering in hoefden te bouwen, maar dat het maar 1 keer gebouwd hoefde te worden, namelijk in het Koppelpunt MBO. Inmiddels is het ook noodzakelijk, omdat de statussen nodig zijn voor een goede werking van Centraal aanmelden.

Aan wie worden de aanmeldstatussen doorgegeven?

Aan het Koppelpunt VO, het Koppelpunt Gemeenten en Centraal aanmelden. Aan Centraal aanmelden worden de aanmeldstatussen van alle aanmeldingen doorgegeven. Aan het Koppelpunt VO alleen als er een relevante/actuele latende (VA)VO school is. Aan het Koppelpunt Gemeenten alleen als de leerling als de leerling is ingeschreven in een Nederlandse gemeente, en de leerling niet beschikt over een startkwalificatie, en de leerling jonger is dan 23 jaar.

Van wie is de VVA?

De vva wordt gemaakt in opdracht van de PO-Raad, VO-raad, PO-Raad, MBO Raad en de VNG. Het koppelpunt vo wordt beheerd door Kennisnet (in opdracht van de VO-raad en PO-Raad). Het koppelpunt mbo wordt beheerd door de Coöperatie MBO Voorzieningen (in opdracht van de leden van de coöperatie en de mbo-instellingen). Het Inlichtingenbureau
(in opdracht van de VNG) beheert het koppelpunt gemeenten. Het ministerie van OCW financiert met een subsidie de realisatie van de drie koppelpunten.

Wat is de VVA?

De vva bestaat uit drie koppelpunten, die er samen voor zorgen dat de gegevens bij de juiste vo-school en bij de juiste gemeente terecht komen. De administratiesystemen van de vo-scholen sluiten aan op het koppelpunt vo, de administratiesystemen van de mboinstellingen sluiten aan op het koppelpunt mbo en de administratiesystemen van de gemeenten sluiten aan op het koppelpunt gemeenten.