Door de coronamaatregelen kan onze AV niet fysiek plaatsvinden. De (agenda-)uitnodiging hiervoor is gewijzigd naar een Teams-vergadering. Alle bestuurders van onze leden hebben hiervoor een uitnodiging ontvangen.

Het is druk bij CAMBO. Eén voor één gaan de leden CAMBO actief gebruiken. Op vijf instellingen na, zijn alle leden gekoppeld aan CAMBO. We weten niet hoeveel leden ook daadwerkelijk alle aanmeldingen via CAMBO doen, maar de grootste stap is succesvol gezet. Op het moment zijn er al 26000 aanmeldingen verwerkt door CAMBO.

Ook bij VVA is er goed nieuws te melden. Naast de uitrol van CAMBO zijn we ook druk bezig om aan de achterkant alles soepeler te laten verlopen. Kleine en grote wijzigingen worden afgerond om nog beter af te stemmen op de wensen van de leden. We hebben jaarlijks een grote kwaliteitscontrole ronde; de resultaten van de enquête die in de vorige nieuwsbrief werd gelanceerd, de interne audit, de audit van onze leverancier en een ethische hacker is 5 dagen los gegaan op onze omgeving om gaten te vinden. Nergens zijn gelukkig onveiligheden of urgente mankementen gevonden. Er zijn wel nog punten waar we het nog beter kunnen doen. Wil je een gedetailleerde versie van één van deze audits stuur dan een e-mail naar info@mbovoorzieningen.nl.

De afgelopen tijd waren er wat problemen met RIO en DUO. In RIO werden niet de goede opleidingen geüpdatet en liep de web service van DUO vast, waardoor  aanmelders lang moesten wachten totdat hun gegevens waren geladen of dat ze gewoonweg niet verder konden. Door DUO zijn er op beide vlakken verbeteringen aangebracht, waardoor de problemen nu niet meer optreden. Wij hebben (aan onze kant) een probleemsignalering ingezet, waarmee wij het sneller opmerken als er bij onze partners iets fout gaat. Hierdoor kunnen wij in een veel vroeger stadium een melding maken bij de uitvoerder van de koppeling. 

Ook over het probleem van nieuwe crebo's die niet in RIO kwamen zijn proces afspraken gemaakt met DUO. 

Iedereen dank voor het invullen van de enquête! We zijn heel blij dat jullie de kwaliteit van de voorziening en de ondersteuning heel hoog waarderen (9/10). Ook de opmerkingen om te verbeteren nemen we zeker ter harte.  De reacties ten opzichte van Topicus zijn met hen besproken en zijn er acties uitgezet. We konden de tickets al goed volgen maar dit nog niet relateren aan de SLA. Er wordt nu een SLA rapport beschikbaar gesteld waarin we de oplostijden wel goed kunnen monitoren. Dit kwam ook naar voren in de audit en dat is hiermee ook opgelost. Ook kan nog niet iedereen die een account heeft binnen CAMBO zelf tickets boeken in hun Zendesk. Hier zijn acties op uitgezet en dit moet voor het einde van het jaar 100% gereed zijn. Iedereen met een account binnen CAMBO kan zelf contact opnemen met de supportdesk Topicus. De Coöperatie kan deze tickets altijd volgen. 

Wat verder opviel, is dat de mensen die hadden gereageerd op de enquête, over het algemeen niet op de hoogte waren van het bestaan van de governance documenten. Dit is erg spijtig omdat het waardevolle documenten zijn. Het gaat om de onderstaande 3 documenten.

1. Het dossier afspraken en procedures - Hoe gaat wat? Wie kun je bellen als "het" het niet doet? Hoe gaan we om met de voortbouw etc.
2. De Product Diensten Catalogus - hierin staat waarom we doen wat we doen. Wat de uitgangspunten van onze dienstverlening zijn.
3. Het coöperatiereglement. Hierin staat waar wij ons als coöperatie aan moeten houden.  

Vanaf januari zal ik iedereen weer ter benaderen voor het controleren van de actualiteit van deze bestanden, zodat we in de AV van mei weer een geüpdatet exemplaar kunnen aanbieden of in elk geval één waarin iedereen zich, wederom, in kan vinden. Heel belangrijk is dat het informatief en behulpzaam is om een zo goed mogelijke voorziening bij jullie te krijgen. Onze audits zijn hier ook op gebaseerd zodat we minstens twee keer per jaar bekijken of we voorzien in de afspraken die we met elkaar hebben gemaakt. We zijn met een kleine 60 leden en om met elkaar het vertrouwen te hebben in een gezamenlijk product, zijn deze afspraken essentieel.

Op de vraag over VVA kwam vooral naar voren dat het nog niet zo leefde bij de vo scholen. Ook dit is opgepakt en meegegeven aan het VVA project, zie verder in de nieuwsbrief. 

Het gaat nog steeds goed met het versturen van de berichten vanuit de mbo-sector maar we zullen zeker nog moeten finetunen. In principe worden alle berichten vanuit de SISen van het MBO via het mbo koppelpunt naar het vo koppelpunt en het koppelpunt van de gemeente goed verzonden. Dit monitoren we ook maandelijks. Het aantal mbo ganger berichten vanuit vo-scholen groeit gestaag en de gemeenten volgen. Ons doel is natuurlijk niet om zoveel mogelijk berichten verzenden, maar om daadwerkelijk geen enkele leerling te missen. 

Net zoals jullie aangaven in de enquête maken nog niet alle vo-scholen en gemeenten gebruik van VVA. Hierdoor heeft de stuurgroep besloten om interviews met scholen en gemeenten te houden om er zo achter te komen waarmee dit te maken heeft. Deze interviews leren ons dat nog niet alle scholen en gemeenten bekend zijn met VVA terwijl er wel een grote bereidheid bestaat om hiermee aan de slag te gaan. Naast de interviewronde wordt aandacht besteedt aan extra communicatie om het aansluiten en het gebruik van de VVA te bevorderen. Hiervoor is Hans den Boer aangetrokken om een plan te maken. Hij maakt hierbij graag gebruik van onze kennis en ervaring met vo-scholen, bijvoorbeeld als het gaat om het bereiken van de juiste medewerker die met VVA aan de slag zou moeten gaan, bijvoorbeeld via diegenen binnen de mbo-instellingen die regelmatig contacten onderhouden met schooldecanen of leerlingbegeleiders op vo-scholen. Graag verneemt hij jullie suggesties hiervoor. Heb je info voor Hans, stuur dan een e-mail naar Inge Meere. Zij zorgt er dan voor dat dit bij Hans terecht komt.

Afgelopen maand zijn de volgende belangrijke wijzigingen doorgevoerd. 

• Het is nu mogelijk om een koppelpunt code te hergebruiken.
• Het is nu mogelijk om in één CAMBO omgeving meerdere brin nummers te faciliteren.
• Het is voor 31 november 2021 mogelijk om per onderwijs aanbieder contactgegevens toe te voegen.
• Adressen van ouders/verzorgers worden altijd meegestuurd, ook al wonen die op hetzelfde adres als de aanmelder.
• Opleidingen aanbieden per CAMBO omgeving via de deeplink is nu mogelijk.
• Op de startpagina van CAMBO staat wanneer de laatste sync is geweest met RIO.
• Mogelijkheid om te filteren op alleen actieve opleidingen.

Daarnaast staan er ook een aantal wijzigingen op de planning voor de komende maand(en).

• We willen voor de aanmelders in CAMBO een "veel gestelde vragen (FAQ)" gaan inzetten. Deze verwijst dan naar een FAQ pagina binnen de omgeving van de coöperatie. We willen iedereen vragen naar het voorstel te kijken en eventuele aanvullingen te geven op de vragen of het concept. Stuur jouw feedback naar Inge Meere.
• Meerdere vooropleidingen tonen (soms loopt de logica nu fout bij bijvoorbeeld en voltooide en afgebroken vooropleiding).
• De time-out van de 2FA staat nu op enkele dagen in CAMBO, dit is handig maar niet erg veilig en wordt teruggezet naar opnieuw bij uitloggen of na een uurtje inactief.
• Een tekstuele toevoeging bij emailadres van de aanmelder dat dit een privé emailadres moet zijn.

CAMBO werkt goed en ook DigiD is zeer eenvoudig te begrijpen voor de overgrote meerderheid van de aanmelders. Veel leerlingen hebben echter nog geen DigiD en moeten dit aanvragen en hier twee dagen op wachten. Dit is een tegenvallende stap voor sommige aanmelders of ouders die dan met hun eigen DigiD inloggen. Het is daarom zo belangrijk dat alle leden aanmelden met DigiD, dus CAMBO gebruiken, maar vooral dat we de vo-scholen op het hart drukken om vast met de examenleerlingen een DigiD aan te maken. Wij zijn aan de slag om een goede animatie te maken om dit aan de orde te brengen. Hierbij willen wij iedereen dan ook oproepen om dit te delen binnen jullie netwerken.